Mal de tête “WhatsApp” pour les entreprises en Afrique du Sud

Les outils et applications de chat offrent des moyens pratiques et informels de réseauter, de communiquer, de partager des idées et de se connecter avec des collègues, des clients et des fournisseurs de services.

Cependant, laisser les employés à eux-mêmes sans considération et réglementation suffisantes peut poser des problèmes plus importants aux employeurs sud-africains qu’ils ne le pensent, déclare le cabinet d’avocats ENSAfrica.

« Ces dernières années, il y a eu une prolifération de plateformes mondiales de communication professionnelle et personnelle.

“Les plates-formes de messagerie instantanée comme WhatsApp, WeChat, Telegram et Slack ont ​​largement complété et même remplacé l’utilisation des e-mails et d’autres canaux de communication traditionnels dans certains lieux de travail, en particulier dans le monde du travail à distance en constante évolution.”

Ci-dessous, l’entreprise a discuté des considérations clés pour les employeurs lors du choix des plates-formes à approuver pour une utilisation professionnelle, sur quelle base, et des risques qui peuvent découler de ne pas le faire.


Quelles plateformes ?

Les employeurs doivent examiner attentivement les plateformes que leurs employés peuvent utiliser pour communiquer à des fins professionnelles. Cet exercice sera spécifique à l’entreprise et éclairé par divers facteurs, notamment :

  • Préférences des clients ;
  • Sécurité;
  • Vie privée;
  • Commodité;
  • L’alignement de la plateforme avec les valeurs de l’entreprise
  • Les services et fonctionnalités proposés ;
  • La mesure dans laquelle la ou les plateformes facilitent la capacité de l’employeur à se conformer à ses obligations légales et à mener ses activités de manière optimale ; et
  • La mesure dans laquelle une plate-forme est accessible par plusieurs appareils utilisant le même compte.

Une fois qu’un employeur a approuvé la plateforme, cela devrait idéalement se refléter dans une politique d’entreprise ainsi que dans les conditions d’utilisation de la plateforme.

Cela offre aux employeurs la flexibilité dont ils ont tant besoin, étant donné que les politiques de l’entreprise peuvent être modifiées par les employeurs après consultation, tandis que les modifications des conditions d’emploi nécessitent l’accord des employés. Les campagnes de sensibilisation et la formation des employés seront cruciales pour la mise en œuvre efficace de ces politiques.


Tenue de registres

Les entreprises sont tenues par la loi de conserver les documents pendant différentes périodes.

Par exemple, la Loi sur les sociétés de 2008 oblige les sociétés à conserver les dossiers et les informations de la société pendant au moins sept ans. Aux termes de la Financial Intelligence Act (FICA) lue avec la Companies Act, les entreprises ont l’obligation de conserver les registres FICA pendant au moins sept ans. Ce devoir est d’une grande portée, a déclaré ENSAfrica.

“Il est important de noter que ces obligations de tenue de registres restent en place, quelles que soient les plateformes sur lesquelles les employés communiquent à des fins professionnelles.”

“Cependant, au moment de décider quelles plateformes sont acceptables pour les employés à des fins professionnelles, il est important que les employeurs tiennent compte de la mesure dans laquelle les plateformes utilisées peuvent entraver ou faciliter leurs capacités de conservation des dossiers.”

Une tenue de registres inadéquate peut exposer les entreprises à des risques indus tels que des infractions statutaires ou pénales et/ou de lourdes amendes, a déclaré le cabinet.

« Par exemple, dans ce contexte, il sera important de stipuler dans quelle mesure les employés peuvent supprimer des communications (par exemple, sur WhatsApp), et s’il existe des obligations positives pour les employés de stocker ou de transférer certaines communications vers des serveurs centralisés pour la tenue de dossiers. fins. »

Cette question est d’importance mondiale. Récemment, Deutsche Bank AG a averti ses employés de ne pas supprimer les messages WhatsApp professionnels de leurs téléphones personnels, car cela pourrait constituer un crime en vertu de la loi américaine et violerait la politique de l’entreprise.

De même, HSBC fait actuellement l’objet d’une enquête par les régulateurs américains sur l’utilisation abusive présumée de WhatsApp pour les communications professionnelles. JP Morgan a également été condamné à une amende de 200 millions de dollars par les régulateurs américains à la fin de l’année dernière après avoir découvert que le personnel avait discuté de questions liées au travail sur des appareils personnels, et aucun de ces enregistrements n’a été conservé par l’entreprise comme l’exige la loi.

“Il sera prudent pour les employeurs sud-africains de tirer des leçons de l’étranger et de veiller à ce que les communications avec les employés se produisent sur des plateformes approuvées, qui peuvent facilement être stockées pour un examen réglementaire avant qu’il ne soit trop tard.”


Considérations relatives à la confidentialité

En outre, lorsqu’il s’agit de déterminer quelles plates-formes doivent être utilisées par les employés et comment, les politiques de confidentialité et de protection des données des employeurs, et leur mise en œuvre, devront être conformes à la loi et permettre la communication via des plates-formes approuvées.

« En fin de compte, les employeurs doivent avoir accès aux communications professionnelles clés et les surveiller de manière fiable, sans violer la vie privée des employés, en particulier lorsqu’il existe un mélange de communications professionnelles et non professionnelles.

“Une évaluation de l’impact sur la vie privée peut être nécessaire, des garanties de confidentialité mises en œuvre et la portée de la surveillance potentielle soigneusement circonscrite dans les limites de la loi.”


Problèmes de sécurité

Les employeurs doivent également être clairs sur ce que les employés sont autorisés et non autorisés à faire lorsqu’ils utilisent des plateformes de communication «approuvées» à des fins professionnelles, a déclaré ENSAfrica.

“La formation des employés sur l’utilisation et la nécessité de la protection par mot de passe en ce qui concerne les documents ou informations sensibles et confidentiels, associée à des politiques d’entreprise complètes et détaillées, sera essentielle pour garantir que les documents confidentiels et/ou les données de l’entreprise ne sont pas compromis.”


Propriété intellectuelle et responsabilité

D’autres questions qui se posent dans ce contexte concernent les droits d’utilisation des données et la propriété de la propriété intellectuelle sur certaines plateformes, a déclaré l’ENSAfrica.

  • Un message professionnel appartiendrait-il à l’entreprise ou à l’employé qui l’a envoyé ?
  • Est-il important que la communication ait eu lieu via un compte professionnel ou personnel ?

«Ce sont des questions qui devraient être soigneusement détaillées dans la politique de l’entreprise et les conseils juridiques pris.

“La responsabilité pour une éventuelle violation de la propriété intellectuelle, la création / distribution de matériel inapproprié et le harcèlement sur des plates-formes (approuvées) devraient être prises en compte dans les politiques de l’entreprise et examinées avec soin par les employeurs.”

“Grâce à ce qui précède, les employeurs devraient concevoir des politiques sur le lieu de travail définissant les plates-formes approuvées pour une utilisation professionnelle ainsi que des lignes directrices sur ce qui est acceptable lors de la communication sur ces plates-formes.”

Commentaire de Brian Patterson et Jessie Gertzen du cabinet d’avocats ENSAfrica.


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