Il a construit une entreprise de 3 milliards de dollars pour résoudre les problèmes de calendrier. Voici sa vision de l’avenir des réunions

Tope Awotona a lancé le service de planification de réunions Calendly en 2013 car, eh bien, la planification est difficile. Il n’était pas le seul à ressentir cela ; en 2021, Calendly avait atteint une valorisation de 3 milliards de dollars. Maintenant, armé des données des plus de 10 millions d’utilisateurs de Calendly, Awotona partage comment il pense que les réunions vont changer à l’avenir et comment les entrepreneurs peuvent en bénéficier.

Lorsque vous pensez à l’avenir des réunions, qu’est-ce qui doit être corrigé ?

Chez Calendly, nous concevons les réunions en trois phases distinctes : la planification, la préparation et le suivi. Nous appelons cela “le cycle de vie des réunions”. L’automatisation va changer les trois phases.

Alors qu’est-ce qui change dans la préparation ?

Aujourd’hui, la plupart des gens ne sont pas préparés pour les réunions, et ce n’est pas parce que les gens ne veulent pas l’être. Cela demande simplement beaucoup d’efforts, car les informations nécessaires existent à de nombreux endroits différents : dans votre CRM, votre boîte de réception, LinkedIn et même dans des articles que vous n’avez pas encore lus. Aujourd’hui, il existe des produits qui peuvent très bien agréger les données externes et internes, mais à l’avenir, ces choses fusionneront en un seul outil.

Quelle est la plus grande innovation aujourd’hui dont la valeur va augmenter avec le temps ?

Une chose vraiment excitante est la prise de notes automatisée. Au cours de la prochaine année, je prédis l’adoption de la prise de notes automatisée à partir des enregistrements et des transcriptions des réunions. Avoir des transcriptions permettra aux gens de mieux se préparer pour les réunions futures, et nous pourrons également utiliser ces notes pour déclencher des actions. Par exemple, les invitations à des réunions peuvent être envoyées automatiquement si quelqu’un termine une réunion en disant : “Hé, nous voulons nous revoir dans deux semaines”.

Sinon, comment ces technologies peuvent-elles améliorer la productivité ?

Je pense que la plupart des gens ne sont pas doués pour savoir comment ils répartissent leur temps. Je suis vraiment enthousiasmé par un monde dans lequel vous avez un produit qui vous aide à dire : “Ce sont mes priorités pour les trois prochains mois ; aidez-moi à allouer mon temps à la réalisation de ces objectifs.” Ainsi, lorsque je reçois une demande de rendez-vous, cet outil peut me dire : “Vous n’avez pas le temps de prendre ce rendez-vous, car vous avez besoin de toutes les heures qu’il vous reste dans la semaine pour atteindre cet objectif.”

Et puis il y a le coaching de réunion. Si vous regardez les raisons pour lesquelles les réunions sont inefficaces aujourd’hui, c’est une combinaison de mauvais ordres du jour, de ne pas avoir les bons participants et de ne pas fournir suffisamment de contexte aux participants. La technologie existe aujourd’hui pour encadrer les gens afin qu’ils organisent des réunions plus efficaces.

De tels outils pourraient signaler des choses comme un ordre du jour manquant avant une réunion, ou dire par la suite : “Dix personnes ont assisté à cette réunion, mais seulement deux ont parlé ; aviez-vous vraiment besoin des huit autres personnes ?” Ou, “Cette réunion a duré 50 minutes, et 10 d’entre elles n’étaient que des personnes essayant de trouver un document; vous auriez pu gagner 20 minutes en envoyant le document à l’avance.”

Au fil du temps, vous pourrez entraîner ces outils pour vous donner des conseils très précis. Disons, par exemple, que vous êtes un vendeur qui effectue de nombreux appels de démonstration. Un outil de coaching peut vous donner beaucoup de commentaires sur ce à quoi ressemble un appel de démonstration réussi et vous dire : “C’est la séquence dans laquelle vous voulez réellement présenter votre produit à quelqu’un ; c’est la bonne façon de présenter les prix. Faites assurez-vous d’articuler la valeur avant de simplement indiquer le prix. »

Comment les entrepreneurs peuvent-ils profiter de ces changements ?

Les personnes et les organisations qui réussiront sont celles qui apprécient le temps – leur ressource la plus précieuse – et l’utilisent efficacement. Pour réussir dans une économie basée sur le temps, nous devrons adopter des technologies et des services qui rétablissent la valeur de la connexion humaine et nous aident à récupérer notre temps.

Extrait du numéro de mars/avril 2022 de Inc. Magazine

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